Kaufvertrag beim Notar beauftragen: Datenblatt und Unterlagen

Stand: Oktober 2026

Haben sich Käufer und Verkäufer über eine Immobilie geeinigt, braucht der Notar einige Angaben, um den Kaufvertrag zu entwerfen. Auf dieser Seite finden Sie, wer den Entwurf beauftragt, welche Daten und Unterlagen nötig sind und ein Online-Datenblatt, mit dem Sie alles geordnet an die Kanzlei schicken können.

Wer beauftragt den Vertragsentwurf?

Den Entwurf können Käufer oder Verkäufer in Auftrag geben, auch beide gemeinsam. Ist ein Makler beteiligt, übermittelt häufig er die Eckdaten, weil er Objekt und Absprachen kennt. Der Notar klärt dann, in wessen Auftrag er tätig wird.

Das hat eine Kostenfolge. Die Notarkosten schuldet unter anderem, wer den Auftrag erteilt hat (§ 29 Nr. 1 GNotKG). Kommt es zur Beurkundung, haften außerdem alle, deren Erklärungen beurkundet werden (§ 30 Abs. 1 GNotKG); wer die Kosten am Ende trägt, regelt der Vertrag. Beim Kauf ist das in der Regel der Käufer.

Kommt der Vertrag dagegen nicht zustande, bleibt der Auftraggeber allein Kostenschuldner. Für einen vollständig ausgearbeiteten und versandten Entwurf fällt dann eine Gebühr nach dem Kaufpreis an, die der Beurkundungsgebühr entsprechen kann (Nr. 21302 KV GNotKG, § 92 Abs. 2 GNotKG). Mehr dazu im Beitrag Rücktritt vom Immobilienkauf.

Für Makler bedeutet das: Wer Angaben übermittelt, sollte klar sagen, für wen er handelt. Erteilt ein Makler den Auftrag im eigenen Namen, kann er selbst Kostenschuldner werden. Den Entwurf erhalten alle Vertragsparteien; einem Verbraucher, der von einem Unternehmer kauft, stellt der Notar den Text selbst zur Verfügung (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Der Notar ist für Käufer und Verkäufer gleichermaßen tätig und unparteiisch, unabhängig davon, wer ihn beauftragt hat.

Welche Angaben der Notar braucht

Die Identifikationsnummer ist nötig, weil der Notar den Vertrag dem Finanzamt anzeigen muss und diese Anzeige die Nummern von Veräußerer und Erwerber enthält (§ 20 Abs. 1 GrEStG). Der Kaufpreis darf nicht bar gezahlt werden; der Notar muss sich die unbare Zahlung nachweisen lassen (§ 16a GwG).

Das Datenblatt online ausfüllen

Das Formular läuft vollständig in Ihrem Browser. Ihre Eingaben werden nicht auf dem Server der Website gespeichert. Am Ende können Sie das ausgefüllte Datenblatt per E-Mail an die Kanzlei senden oder als PDF drucken und auf anderem Weg übermitteln. Lassen Sie Felder frei, die Sie noch nicht kennen; fehlende Angaben klärt die Kanzlei mit Ihnen.

Welche Unterlagen hilfreich sind

Den Grundbuchauszug ruft der Notar in der Regel selbst ab. Weitere Unterlagen können Sie vorbereiten:

• gültiger Personalausweis oder Reisepass aller Beteiligten (spätestens zum Termin)
• bei Eigentumswohnungen: Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, Wirtschaftsplan, Nachweis der Verwalterbestellung
• Angaben zu Darlehen und Grundschulden des Verkäufers
• laufende Mietverträge und Angaben zur Kaution
• Liste des mitverkauften Inventars
• Energieausweis, den der Verkäufer dem Käufer vorlegen und nach Vertragsschluss übergeben muss (§ 80 Abs. 4 GEG)
• bei Gesellschaften: Registerauszug und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten
• bei Erben, Betreuten oder Vertretern: Erbnachweis, Betreuerausweis oder Vollmacht

Wie es nach dem Datenblatt weitergeht

Die Kanzlei prüft die Angaben, fragt Fehlendes nach und erstellt den Entwurf. Ihn erhalten alle Vertragsparteien, damit sie ihn in Ruhe lesen können; worauf Sie achten sollten, erklärt der Beitrag Kaufvertragsentwurf prüfen. Änderungswünsche gehen an das Notariat, damit sie für beide Seiten in den Entwurf einfließen. Wie Sie den Termin selbst vorbereiten, steht unter Notartermin vorbereiten.

Den Beurkundungstermin stimmen Sie mit der Kanzlei ab – telefonisch unter 06251 9747932, per E-Mail an kanzlei@drrohde.de oder über die Terminbuchung.

Den gesamten Weg bis zur Eintragung im Grundbuch beschreibt die Seite Ablauf beim Immobilienkauf.

Beispiel (fiktiv): Herr Wagner verkauft seine Wohnung in Heppenheim an das Ehepaar Kurz. Die Maklerin übermittelt das Datenblatt im Auftrag der Käufer, die das schriftlich bestätigen. Darin vermerkt sie, dass Herrn Wagners Kredit noch läuft und dass die Käufer finanzieren. Die Kanzlei fragt die Identifikationsnummern und den Verwalter nach, fordert später die Löschungsunterlagen bei Herrn Wagners Bank an und sieht im Entwurf eine Belastungsvollmacht vor.

Sonderfälle: Wenn der Verkauf nicht alltäglich ist

• Ablauf und Dauer: Wie es vom Datenblatt bis zur Umschreibung weitergeht und wovon die Dauer abhängt. → Ablauf beim Immobilienkauf
• Verkäufer kann nicht zum Termin: Vollmacht, Vertretung mit späterer Genehmigung oder Erklärungen aus dem Ausland. → Verkäufer kann nicht zum Notartermin
• Erbengemeinschaft verkauft: Alle Erben müssen mitwirken, und der Erbnachweis muss vorliegen. → Hausverkauf durch eine Erbengemeinschaft
• Betreuung oder minderjährige Eigentümer: Häufig ist eine gerichtliche Genehmigung nötig, die Zeit braucht. → Immobilienverkauf mit Betreuung und Genehmigung
• Trennung oder Scheidung: Beide Eigentümer müssen zustimmen; der Erlös und der gemeinsame Kredit sind zu regeln. → Haus verkaufen bei Trennung und Scheidung
• Wohnrecht oder Nießbrauch eingetragen: Ob das Recht gelöscht wird oder der Käufer es übernimmt, muss vorher feststehen. → Haus verkaufen mit Wohnrecht oder Nießbrauch
• Laufender Kredit: Der Käufer löst die Bank aus dem Kaufpreis ab, die Bank gibt die Grundschuld unter Treuhandauflage frei. → Haus verkaufen mit laufendem Kredit

Das Wichtigste in Kürze

• Den Entwurf beauftragen Käufer oder Verkäufer; ein Makler kann die Angaben übermitteln und sollte sagen, für wen er handelt.
• Wer beauftragt, schuldet die Entwurfskosten auch dann, wenn es nicht zur Beurkundung kommt.
• Der Notar braucht Personendaten mit Steuer-Identifikationsnummer, Objekt, Kaufpreis, Finanzierung, Belastungen und Übergabe.
• Das Online-Datenblatt läuft im Browser; die Daten werden nicht auf dem Server gespeichert.
• Der Notar bleibt unparteiisch, egal wer ihn beauftragt.

Häufige Fragen

Muss ich das Datenblatt vollständig ausfüllen? Nein. Je vollständiger es ist, desto weniger Rückfragen gibt es, aber fehlende Angaben können nachgereicht werden.

Kostet die Übersendung des Datenblatts schon etwas? Das Datenblatt selbst nicht. Kosten entstehen, wenn der Notar beauftragt wird und einen Entwurf erstellt; kommt es zur Beurkundung, ist der Entwurf mit der Beurkundungsgebühr abgegolten.

Darf der Makler den Entwurf für uns beauftragen? Er kann Angaben übermitteln und mit Ihrer Zustimmung in Ihrem Namen handeln. Klären Sie vorher, wer Auftraggeber ist, denn davon hängt ab, wer bei einem Abbruch die Entwurfskosten schuldet.

Quellen

• GNotKG §§ 29, 30, 32, 92
• GNotKG Anlage 1, KV 21300, 21302, Vorbem. 2.1.3
• BeurkG § 17 Abs. 2a
• GrEStG § 20 Abs. 1
• GwG § 16a (Barzahlungsverbot, Nachweis gegenüber dem Notar)
• GEG § 80 Abs. 4 (Energieausweis beim Verkauf)

Allgemeine Information, keine Beratung im Einzelfall.